В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Согласно ПБУ 1/2008 в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.
Об использовании скан-образов ни в Законе, ни в ПБУ 1/2008 ничего не сказано.
Однако ФНС считает, что указанные нормативные акты не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов с целью регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. Одновременно ФНС указывает, что руководитель экономического субъекта должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом N 402-ФЗ.
Таким образом, ФНС не исключает использование скан-образов документов для целей бухгалтерского учета. Данный подход можно распространить и на налоговый учет, ведь первичные учетные документы являются также подтверждением данных налогового учета (ст.313 НК РФ). Вместе с тем ФНС не указывает, в каких это “исключительных” случаях можно использовать сканы документов. При этом ведомство ссылается на Письма Минфина России от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068 и от 13.05.2020 N 03-03-07/38785 со схожим подходом. Но следует учесть, что данные письма относятся к “коронавирусным” ограничительным мероприятиям. Поэтому весьма вероятно, что под исключительными случаями понимаются такие случаи, когда передать оригинал документа невозможно в силу ограничительных мер.
При подготовке материала использовалась Система КонсультантПлюс. Чтобы получить документы, Вы можете связаться с нами.
Письмо ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476